Checkliste für erfolgreiche Mitarbeitergespräche

Der wichtigste Tipp gleich vorweg: Essentiell für ein gelungenes Mitarbeitergespräch ist die Bereitschaft zur Zeitinvestition und eine angemessene innere Haltung. Letztere geht mit der Bereitschaft zu einer Begegnung auf Augenhöhe und dem Wissen einher, dass es in Mitarbeitergesprächen – was für eine irreführende Bezeichnung! – nicht (nur) um den Mitarbeiter geht, sondern dieses auch für Führungskräfte eine große Chance ist, Feedback zu bekommen.

Für viele Führungskräfte ist das Führen von Mitarbeitergesprächen neben dem Alltagsgeschäft eine zusätzliche Aufgabe, die aber dennoch der Vor- und Nachbereitung bedarf. Die untenstehenden Checklisten und Fragen können dabei eine hilfreiche Unterstützung darstellen.

Checkliste zur Vorbereitung für Führungskräfte:

  1. Termin, Ort, Zeitrahmen und Einladung organisieren
  2. Den Fragebogen zur Selbsteinschätzung (siehe unten) dem Mitarbeiter geben
  3. Den genannten Fragebogen auch selbst ausfüllen
  4. Die Dokumentation aus den letzten Mitarbeitergesprächen lesen
  5. Versuchen, Entwicklungen daraus zu erkennen (Wie sahen frühere Entwicklungspläne aus? Welche Lernschritte lassen sich daraus ableiten?)
  6. Den ausgefüllten Fragebogen zur Selbsteinschätzung des Mitarbeiters lesen
  7. Überlegen: Was möchten Sie dem Mitarbeiter gerne mitteilen? Wie wollen Sie Feedback übermitteln, damit es der Mitarbeiter gut annehmen kann? Welchen Beitrag leistet der Mitarbeiter zum Unternehmenserfolg?
  8. Planen: Wie wollen Sie die Potenzialentwicklung ansprechen? Folgende Formulierungen können hilfreich sein: „Was wäre wenn…? Was würden Sie tun, vorausgesetzt dass…? Wie würde es Ihnen dabei gehen?“

Fragebogen zur Selbsteinschätzung (siehe oben)

  1. Stimmungsbarometer: Wie geht es dir? Wie findest du die Stimmung in deinem Team bzw. im Unternehmen?
  2. Wo stehst du heute und wie zufrieden bist du damit?
  3. Wie läuft unsere direkte Zusammenarbeit und wie zufrieden bist du damit?
  4. Welche Weiterentwicklungsmöglichkeiten siehst du? Was hättest du gerne? Was wünschst du dir von mir?
  5. Was läuft sehr gut?
  6. Welche Verbesserungs- und Veränderungsmöglichkeiten gibt es?

Durchführung des Mitarbeitergesprächs

Nach der Begrüßung und der Klärung des Zeitrahmens kann der zuvor ausgefüllte Fragebogen als inhaltlicher Leitfaden dienen: dieser kann eine gute Hilfestellung sein, um über die darin aufgeworfenen Themen ins Gespräch zu kommen.

Wichtig ist, die Ziele des Mitarbeitergesprächs nicht aus den Augen zu verlieren – und allen Anwesenden zu verdeutlichen: Zum einen gilt es, die Potenziale des Mitarbeiters zu fördern – u.a. mit den abschließend vereinbarten Maßnahmen. Zum anderen soll das Mitarbeitergespräch auch für die Führungskraft eine Chance sein, Feedback vom Mitarbeiter zu bekommen. Auch dabei um eine Potenzialentfaltung – wenn auch jener der Führungskraft.

Die Idee, auch der Führungskraft Feedback zu geben, ist für viele Unternehmen ein riesiger Schritt – und der Beginn eines Kulturwandels. Wie gut dieses Feedbackgeben gelingt, kommt auf den jeweiligen Stand der Unternehmenskultur an und zeigt womöglich auch das weitere Verbesserungspotenzial in diesem Bereich auf.

Weitere hilfreiche Fragen können sein:

  • Was wollen wir hier wirklich in diesem Unternehmen, in dieser Abteilung, in diesem Team tun?
  • Was wollen wir unseren Kunden, unseren Stakeholdern geben?
  • Was sind unsere einzigartigen Potentiale? Was hält uns möglicherweise zurück?
  • Was könnte uns helfen, uns mutiger ins gemeinsame Arbeitsleben zu begeben?

Es hat sich bewährt, dass die Führungskraft während des Mitarbeitergesprächs Notizen – insbesondere zur gemeinsamen Ziel- und Maßnahmenvereinbarung – macht und diese vor der Weitergabe an die Personalabteilung gemeinsam mit dem Mitarbeiter besprochen und gegebenenfalls angepasst werden.

Zum Abschluss des Gesprächs – auch wenn alle bereits auf die Uhr schielen – kann es überaus lohnend sein, nochmals kurz innezuhalten und sich gegenseitig zu fragen: Wie ging es uns beiden mit diesem Gesprächsverlauf? Daraus lässt sich für das nächste Mitarbeitergespräch viel lernen. Und dies ist gleichzeitig die letzte Chance, Unausgesprochenes doch noch zur Sprache zu bringen.

Fragen zur Nachbereitung

Zur Nachbereitung des Mitarbeitergesprächs eignen sich folgende Fragen für eine Selbstreflektion:

Fragebogen zur Nachbereitung:

  1. Wie gut warst du als Führungskraft/als Mitarbeiter auf dieses Gespräch vorbereitet?
  2. Wie angemessen war der Zeitrahmen?
  3. Inhalt des Gesprächs: Wie gut hat das Gespräch wichtige Punkte aufgegriffen, wie Fähigkeiten und Stärken des Mitarbeiters und der Führungskraft sichtbar gemacht?
  4. Wieviel Gelegenheit gab es, auch über persönliche Fragen und Wünsche zu sprechen?
  5. Wie klar sind Vereinbarungen bezüglich nächster Schritte getroffen worden?
  6. Wie war die Atmosphäre in unserem Gespräch?

Fazit

Die obenstehend vorgestellte Vorgehensweise ist sicherlich nicht die einzige Möglichkeit, ein Mitarbeitergespräch zu führen. Die entscheidenden Fragen, die sich jede Führungskraft im Vorfeld stellen muss, sind:

  • Sind Sie bereit, etwas Neues auszuprobieren – und den Fokus in Ihrer Gesprächsführung auf den Menschen zu lenken, statt sich nur auf Unternehmensziele und maximale Zielerreichung zu beschränken?
  • Sind Sie für neue Lebendigkeit, Inspiration und mehr Menschlichkeit im Unternehmenskontext offen – und somit auch für eine neue Art von „Mitarbeitergespräch“?

Ich wünsche Ihnen in diesem Sinne ein gutes Gelingen der Mitarbeitergespräche und einen erfolgreichen Kulturwandel hin zu einem zukunftsorientierten und -fähigen Unternehmen!

Weitergehende Artikel zum Thema Mitarbeitergespräche finden Sie hier in unserem Dossier.

Wozu Mitarbeitergespräche
Mitarbeitergespräche Agilität und Co.
Innere Haltung
Tipps zum Feedback geben

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